Besucherabwicklung
Aus Wiki für Schutz und Sicherheit
Die Abwicklung von Besuchern an Pforte und Empfang läuft in der Regel auf folgende Weise ab:
- Zweck des Besuches erfragen
- ggf. im System nachsehen, ob die Person bereits (vor-)angemeldet wurde
- bei Ansprechpartner nachfragen, ob die Person erwartet wird
- Besucherschein digital am PC oder handschriftlich auf Papier ausfüllen (lassen) und hierzu die persönlichen Daten erfassen
- Verfikation der Angaben des Besuchers mit einem Ausweisdokument
- ggf. Besucherausweis/Namensschild für den Gast ausgeben
- Besucher zum Ansprechpartner bringen / abholen lassen / Zutritt gewähren
- bei Ausgang: Besucherschein kontrollieren (Unterschrift des Besuchtem, Zeiten, etc.), Besucher im System austragen, Schein ablegen
Vor Zutritt eines Besuchers wird oftmals verlangt, dass sich dieser mit den im Betrieb geltenden Bestimmungen vertraut macht und diese ggf. per Unter- schrift akzeptieren muss. Dieses Vorgehen kommt häufig in Bezug auf den Geheimschutz und Brandschutz zum Tragen und der Besucher verpflichtet sich hierbei beispielsweise ein Fotografierverbot oder Rauchverbot in bestimmten Bereichen einzuhalten. Es werden oft auch Hinweise zum sicherheitsgerechten Verhalten (z.B. Handeln bei Notfällen, interne Notrufnummer, sonst. Abläufe) gegeben, die der Besucher zur Kenntnis nehmen soll.
Vorteile der elektronischen Besuchererfassung
- „globale“ Verfügbarkeit (an angebundenen Systemen unternehmensweit)
- Speicherung von Stammdaten (Besucher, Besuchte, Kfz-Kennzeichen,..)
- schnellere Abwicklung
- Hinterlegung von Berechtigungen (Mitnahme IT, Zutrittszeiten,..)
- automatische Erkennung von Hausverboten
- Fehlerreduzierung
